Prozesse

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Abläufe aus Projekt- und Portfolio Management Beschrieben aus der Sicht führender Standards.
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Prozesse
PRINCE2 Prozess
PMI Prozess

 

PRINCE2-Prozesse

Prozessbeschreibung
PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist nur einer der Standards für Projektmanagement. Nachstehend finden Sie einen Überblick über seine 7 Prozesse. PRINCE2 ist eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt. PRINCE2 ist ein Best Practice Ansatz aus Großbritannien und gilt als Standard innerhalb der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.
Die Projektabwicklung mit PRINCE2 erfolgt in 7 Prozessen:
7 Prozesse

Vorbereitung

  • Formulierung des Projektvorschlags
  • Nominierung von Projektteam, Auftraggeber und Lenkungsausschuss
  • Erstellung Business Case
  • Schätzung des geplanten Aufwandes
  • Grobe Definition von Vorgehensweise und möglichen Lösungsansätzen
  • Planung der Initiierungsphase
  • Ständiger Einbeziehung der vorhandenen Erfahrungen

Lenkung

  • Die Projektlenkung ist Aufgabe des Lenkungsausschusses und läuft über die gesamte Projektdauer
  • Freigabe der Initiierungsphase, Projekt und Projektplänen
  • Entscheidungen, Anweisungen, Genehmigungen, Anforderungen in den einzelnen Phasen
  • Laufende Überprüfung des Projektnutzens

Initiierung

  • Erstellung von Projektplanung, Qualitätsplanung und Risikoanalyse
  • Erstellung des Nutzenrevisionsplans
  • Verfeinerung des Business Case
  • Einrichtung von Projektsteuerungsmittel und -ablagestruktur
  • Festlegung von Kommunikation und Konfiguration im Projekt
  • Definition der Spezialisten- und Managementprodukte (Teilprodukte, die je nach Anforderung erstellt werden, um das gewünschte Produkt zu erzeugen)

Steuerung der Phasen

  • Überwachung des Projektfortschritts
  • Kontrolle der Arbeitspakete bzw. Produkte auf termingerechte Abwicklung
  • Aktualisierung der Projektpläne
  • Beobachtung der offenen Punkte und Risiken, bei Bedarf Eskalation
  • Kontrolle von Abweichungen
  • Information an alle Stakeholders
  • Planung der nächsten Projektphase

Management der Produktlieferung

  • Übergabe von Arbeitspaketen an den Teammanager
  • Durchführung und Ablieferung der Arbeitspakete
  • Qualitätssicherung der Spezialisten- und Managementprodukte
  • Laufende Abnahme von Produkten
  • Berichterstattung an den Projektmanager

Management der Phasenübergänge

  • Aktualisierung von Business Case, Projektrisiken und Projektplan
  • Detailplanung der nächsten Phase
  • Abnahme des Abschlussberichtes der vorhergehenden Phase,
  • Einholen der Startfreigabe für die nächste Phase

Abschluss

  • Abnahme des Projektendproduktes
  • Abnahme durch Wartungs- und Betriebsorganisation
  • Übergabe der Projektdokumente
  • Erstellung des Abschlussberichts
  • Dokumentation Lessons Learned
  • Überprüfung und Übergabe des Nutzenrevisionsplans
  • Restaktivitäten definieren

Aus diesen 7 Prozessen gehen folgende 26 standardisierte Management-Produkte hervor:

  1. Projektbeschreibung
  2. Projektleitdokument
  3. Business Case
  4. Konfigurationsdatensatz
  5. Konfigurationsmanagementstrategie
  6. Projektplan (Produktstrukturplan, Teamplan, Phasenplan)
  7. Arbeitspaket
  8. Kommunikationsmanagementstrategie
  9. Produktbeschreibung
  10. Qualitätsmanagement-Strategie
  11. Qualitätsliste
  12. Risikomanagement-Strategie
  13. Risikoliste
  14. Projektstatusbericht
  15. Produktstatusbericht
  16. Teamstatusbericht
  17. Ausnahmebericht
  18. Spezifikationsabweichung
  19. Phasenabschlussbericht
  20. Projekttagebuch
  21. Liste der offenen Punkte
  22. Report der offenen Punkte
  23. Projektabschlussbericht
  24. Erfahrungsprotokoll
  25. Erfahrungsbericht
  26. Nutzenrevisionsplan

PRINCE2 ist äußerst flexibel. Demnach können die 7 Prozesse auch abgewandelt werden. Erfahrene Projektleiter zum Beispiel können die beiden Prozesse ‚Vorbereitung‘ und ‚Initiierung‘ zu einem zusammenlegen. In kleinen Projekten kann zum Beispiel die Projektorganisation reduziert werden. Minimum sind drei Rollen: Kunde bzw. Auftraggeber, Lieferant und Projektmanager. Sollte sich herausstellen, dass der Auftraggeber gleichzeitig der Kunde und der Lieferant ist, ist zu prüfen, ob es sich bei der geplanten Aufgabenstellung tatsächlich um ein Projekt handelt. Auch die Erstellung aller 26 Management-Produkte ist nicht immer sinnvoll.

PRINCE2 liefert Projekte mit…
    … kontrolliertem Start, kontrollierten Phasenübergängen und kontrolliertem Ende
    … Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
    … einer definierten Organisationsstruktur
    … flexiblen Entscheidungsmomenten
    … regelmässigen, planmässigen Fortschrittskontrollen
    … automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom Plan
    … Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment und für die richtigen Themen
    … guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der Organisation

Weitere Informationen dazu finden Sie unter:
«Ich will in meinem Unternehmen eine standardisierte Herangehensweise an Projekte sicherstellen!»
 

PMI-Prozesse

Prozessbeschreibung
Das Standard-Buch der PMI, das PMBOK, beschreibt den kompletten Ablauf eines Projekt-Prozesses. Im Unterschied zu anderen Projektstandards konzentriert es sich auf die Ausgangslage für den Prozess und die daraus entstehenden neuen Dokumente oder erarbeiteten Prozessergebnisse.
Das PMBOK kennt die nachfolgenden 10 Wissens- und Arbeitsgebiete:
Projekt anlegen

1. Projekt Integration Management

Dieses Wissensgebiet fokussiert sich auf die Erstellung des "Project Charter", des Projektscope-Statements und eines realisierbaren, brauchbaren Plans. Sobald das Projekt gestartet ist, wird dieses Wissensgebiet genutzt für das Monitoring und Controlling der Arbeiten. Ebenfalls deckt dieses Gebiet das Changemanagement ab in dem sichergestellt werden muss, wie eine Änderung sich auf alle anderen Wissensgebiete auswirkt. Das Project Integration Management umfasst die Projektmanagementprozesse

  • Entwickeln des Projektauftrags
  • Entwickeln der vorläufigen Beschreibung des Projektinhalts- und umfangs
  • Entwickeln des Projektmanagementplans
  • Lenken und Managen der Projektausführung
  • Überwachen und Steuern der Projektarbeit
  • Integrierte Änderungssteuerung
  • Abschliessen des Projekts.

2. Project Scope Management

Hier wird der Projektumfang definiert, erarbeitet und dessen Umsetzung sichergestellt. Eine der wichtigsten Aktivitäten im gesamten Projektmanagement geschieht ebenfalls in diesem Prozessgebiet: Die Erstellung des Projektstrukturplans (Work Breakdown Structur, WBS).

Das Project Scope Management beschreibt die Prozesse, die der Sicherstellungen dienen, dass alle erforderlichen Arbeiten (aber nur diese) im Projekt durchgeführt werden um das Projekt erfolgreich zu beenden.

Das Project Scope Management umfasst die Projektmanagementprozesse

  • Planung des Inhalts und Umfangs
  • Definition des Inhalts und Umfangs
  • Erstellen des Projektstrukturplans
  • Verifizieren des Inhalts und Umfangs
  • Steuerung des Inhalts und Umfangs.

3. Project Time Management

Das Project Time Management beschreibt die Prozesse bezüglich der termingerechten Fertigstellung des Projekts

  • Definition der Vorgänge
  • Festlegung der Vorgangsfolgen
  • Einsatzmittelbedarfsschätzung für den Vorgang
  • Schätzung der Vorgangsdauer
  • Entwicklung des Terminplans
  • Steuerung des Terminplans.

Im Project Time Management geht es um sämtliche Aktivitäten, welche die zeitlichen Aspekte des Projektes planen. Hierzu gehören sämtliche Projektaktivitäten mit deren Ausprägungen und wie diese im Projektplan platziert werden. Ebenfalls wird hier die Schätzung der einzelnen Aktivitäten, deren korrekte Reihenfolge und schlussendlich die Gesamtdauer des Projekts bestimmt.

4. Project Cost Management

Das Cost Management erläutert die Prozesse, die bei Planung, Schätzung, Budgetierung und Steuerung von Kosten beteiligt sind, um das Projekt innerhalb des genehmigten Budgets abzuschliessen

  • Kostenschätzung
  • Kostenplanung
  • Steuerung der Kosten.

5. Project Quality Management

Das Qualitätsmanagement stellt sicher, dass das Endprodukt in der gewünschten und entsprechend definierten Qualität erstellt wird. Sämtliche damit in Zusammenhang stehenden Tätigkeiten sind darin enthalten: Qualitätsplanung, -sicherstellung und –kontrolle

  • Qualitätsplanung
  • Durchführen der Qualitätssicherung
  • Durchführen der Qualitätslenkung.

6. Project Human Resource Management

Hier werden diejenigen Prozesse beschrieben, welche das Projektteam organisieren und führen

  • Personalbedarfsplanung
  • Zusammenstellen des Projektteams
  • Entwickeln des Projektteams
  • Leiten des Projektteams.

Hier werden vom Projektleiter die sogenannten "Soft Skills" gefordert, also jene Fähigkeiten, welche sich mit der Führung und Entwicklung von Teams auseinandersetzen.
Ob es darum geht, das Projekt organisatorisch zu planen, Personen für das Projekt zu rekrutieren oder auch ein Team zu erstellen oder zu entwickeln – Projektleiter können und sollen nicht alles selbst machen! Der Projektleiter soll das Projekt führen und nicht selbst Durchführungsaktivitäten (z.B Konzepte erstellen, Code schreiben, Kabel verlegen, etc.) ausführen. Für all dies hat er das Projektteam zur Verfügung. Dieses muss er bestmöglich einsetzen.

7. Project Communication Management

Das Was wie wann und an wen kommuniziert bzw. informiert wird, ist im Kommunikationsmanagement des Projektes beschrieben. Es beschreibt - formell ausgedrückt - die zeitliche und angemessene Erzeugung, Sammlung und Weitergabe sowie die Aufbewahrung der Projektinformationen

  • Kommunikationsplanung
  • Informationsverteilung
  • Fortschrittsberichtswesen
  • Stakeholder-Management.

Eine der wichtigsten Tätigkeiten des Projektleiters ist die Kommunikation. Bis zu 90 % seiner Arbeitszeit verbringt der Projektleiter mit kommunizieren. In diesem Arbeitsgebiet sind die entsprechenden Aspekte beschrieben: Von den grundlegenden Aspekten der Kommunikation über das Thema Stakeholder Management bis hin zur Planung der Kommunikation im Projekt.

8. Project Risk Management

Das Risikomanagement in Projekten beschreibt alle Prozesse, die sich mit dem Risikomanagement und den Risiken eines Projekts befassen

  • Risikomanagementplanung
  • Risikoidentifikation
  • Qualitative Risikoanalyse
  • Quantitative Risikoanalyse
  • Planung der Risikobewältigung
  • Risikoüberwachung und –steuerung.

Jedes Projekt weist Risiken auf. Risiken sind potentielle, in der Zukunft liegende Ereignisse, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen können.
Die Projektrisiken müssen geplant, analysiert und überwacht werden. Ebenso müssen zu den Risiken Massnahmen definiert werden, die eingeleitet werden können um die Auswirkung der Risiken abzuschwächen bzw. deren Eintretenswahrscheinlichkeit zu vermindern oder zu verhindern (Mitigation).

9. Project Procurement Management

Das Beschaffungsmanagement in Projekten befasst sich mit den Prozessen für die Beschaffung bzw. den Erwerb von Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen sowie mit Prozessen des Auftragsmanagements

  • Planen der Einkäufe und Beschaffungen
  • Planen des Vertragswesens
  • Lieferantenanfragen
  • Lieferantenauswahl
  • Vertragsabwicklung
  • Vertragsbeendigung.

Projekte benötigen häufig Leistungen oder Produkte von Dritten um ihr Produkt erstellen zu können. In diesem Prozessgebiet werden die Themen behandelt um Lieferanten zu evaluieren und auszuwählen, sowie auch die Vertragsverhandlungen mit ihnen.

10. Project Stakeholders Management

Die Project Stakeholder Management Prozesse sind nötig um Personen, Gruppen oder Organisationen zu identifizieren, die beeinflussen könnten oder durch das Projekt betroffen sein könnten.

  • Identifizierung der Stakeholders
  • Planen des Stakeholder Management
  • Verwalten des Stakeholder Engagements
  • Kontrollieren des Stakeholder Engagements